Как проверить корректность заполнения 6-НДФЛ в 1С:ЗУП

В статье мы покажем вам дополнительные отчеты в программе 1С:ЗУП, с помощью которых можно проверить корректность заполнения 6-НДФЛ.

Для проверки раздела 1 в программе 1С:ЗУП есть соответствующий отчет – "Проверка раздела 1 формы 6-НДФЛ".

Мы дополнили настройки отчета для полноты данных, он представлен на скриншоте ниже.

Что теперь здесь можно увидеть?

• Срок перечисления – периоды, которые указываются в разделе 1 6-НДФЛ;

• Какие ведомости у нас попали в период и доход по месяцам.

Соответственно, данные отчета и раздела 1 6-НДФЛ можно сравнить – в примере все суммы в них совпадают.

Касательно проверки раздела 2 6-НДФЛ, в программе 1С:ЗУП есть отчет "Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками".

Однако в этом отчете возникает сложность при анализе данных. Например, месяц взаиморасчетов – январь, это календарный месяц, а месяц налогового периода состоит из двух – январь и февраль.

Внесем изменения в расширенной форме настроек отчета на вкладке "Структура", поменяв местами "Месяц налогового периода" и "Период расчетов". 

Сформируем отчет.

Такая форма удобнее для анализа. Соответственно, сложив суммы по месяцам налогового периода, можно проверить раздел 2 формы 6-НДФЛ.

Также из этого отчета по регистратору можно посмотреть, какие начисление учитываются по взаиморасчетам.

Кроме того, для проверки раздела 2 6-НДФЛ мы настроили отчет "Анализ НДФЛ по месяцам по кодам дохода". Здесь в столбцах учитываются месяцы налогового периода.

Данные отчета и расшифровки 6-НДФЛ можно сравнивать и проверять.

Также настроили отчет "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику". В нем доходы отражаются не по кодам доходов, а по документам.

Слева в колонке учитываются календарные месяцы, а в столбиках идет расшифровка по налоговым периодам.

Важный нюанс: для корректного заполнения первого раздела исчисленный и удержанный налог должны быть равны. В отчете "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику" можно проверить совпадение сумм по колонкам "Исчислено всего" и "Удержано всего".

При выплате аванса обратите внимание: если дата документа больше, чем планируемая дата выплаты, то НДФЛ встанет в зарплату. На границе периодов это может привести к ошибкам в форме 6-НДФЛ.

Таким образом, можно проанализировать, где возникла неточность и исправить ее.

При этом, как проверить исчисленный налог? У нас есть отчет "Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками". Сюда добавили колонки "Исчислено" и "Исчислено (разница с расчетным)".

Отчет нарастающим итогом показывает начисленный доход, сумму вычетов (если они есть), исчисленный налог, а также разницу с расчетным. Это значит, что в момент формирования отчета программа рассчитывает НДФЛ за указанный период и сравнивает его с уже рассчитанным – отражается в колонке "Исчислено (расчетный)".

Если отклонение небольшое, например, рубль или два, то не страшно – программа может округлить результат в другую сторону, считая не нарастающим итогом, а отдельно за каждый месяц. Но если разница большая, то это сигнал, что у сотрудников что-то рассчитано неправильно.

Мы рекомендуем сформировать такой отчет перед выплатой зарплаты и проверять НДФЛ, поскольку если исчислено неправильно, то и по удержанному налогу также пойдет ошибка.

Чек-лист что нужно проверять перед составлением 6-НДФЛ 

Подводя итог, приведем чек-лист: что нужно проверить перед составлением 6-НДФЛ?

• Все ли доходы бухгалтерского учета попали в учет по НДФЛ;

• Правильно ли отражены доходы в учете по НДФЛ. Например:

• Зарплата за вторую половину марта 2023, выплаченная в апреле – доход апреля 2023;

• Отпускные за апрельский отпуск, выплаченные в марте 2023 – доход марта 2023.

• Верно ли равенство: Доход • База х Ставка = Налог исчисленный;
• Соответствует ли удержанный налог исчисленному налогу:
• Налог удержанный = Налог исчисленный – Авансы по патентам + Возвращенный налог
• Соответствуют ли суммы в Уведомлениях по НДФЛ суммам в разделе 1 6-НДФЛ.