Внедрение 1C:ERP, 1С:WMS, 1С:Документооборот, 1С:ЗУП в АО «Вюрт Северо-Запад»

Цели и задачи проекта:

До проекта компания АО "Вюрт Северо-Запад" работала в корпоративной информационной системе зарубежного производства.

Было необходимо в сжатые сроки осуществить переход на отечественное программное обеспечение с учетом специфики работы компании. 

В ходе проекта был запущен автоматизированный комплекс, состоящий из систем "1С:ERP Управление предприятием", "1С:WMS. Логистика. Управление складом", "1С:Документооборот 8 КОРП", "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и "1С-Битрикс. Управление сайтом", с реализованными между ними интеграциями.

Во внедренных системах учтены особенности бизнес-процессов заказчика, проведена адаптация. 

Выполненные работы и ключевые результаты:

Нормативно-справочная информация

В рамках проекта была выполнена первоначальная загрузка номенклатуры из ранее используемой системы в 1С:

• Более 950 видов номенклатуры, различающихся особенностями учета и набором дополнительных характеристик товаров, используемых в качестве отборов для интернет-магазина;

• Более 2 850 дополнительных реквизитов и свойств

• Более 58 000 уникальных карточек номенклатуры;

• Каждая номенклатура содержит порядка 15-20 дополнительных реквизитов, описывающих характеристики продаваемого товара;

Одновременно с загрузкой номенклатуры выполнялась каталогизация товаров для интернет-магазина.

Перенос выполнен с сохранением информации о статистике продаж, глубины анализа расчета среднесуточного потребления, рекомендаций по поддержанию запасов.

После загрузки номенклатуры отдельным этапом выполнялась загрузка дополнительных реквизитов товаров и сопоставление их с видами номенклатуры, заполнение значений дополнительных реквизитов.

Для более точного отражения взаимосвязей между компаниями-партнерами и контактными лицами, в 1С:ERP добавлен регистр "Контактные лица партнеров", в котором прописывается связь между контактным лицом, партнером и основным контактным лицом. Справочники "Партнеры" и "Контактные лица" при этом отсоединены друг от друга.

Продажи

Ключевой бизнес-процесс компании "Вюрт Северо-Запад" – продажи.

Все продажи корпоративным и розничным клиентам учитываются в системе 1С:ERP в документе "Заказ клиента".

"Заказ клиента" адаптирован под специфику работы компании, заполнение большинства полей в нем автоматизировано, добавлены аналитики для согласования цен и условий поставки, расчет плановых комиссионных для менеджеров.

После выбора клиента в документе "Заказ клиента" автоматически заполняются следующие поля:

• Грузополучатель,

• Плательщик,

• Заказчик,

• Контактное лицо,

• Ответственный за получение заказа,

• Адрес доставки (зона доставки автоматически определяется через индекс).

Автоматизировано заполнения аналитик:

• Менеджер (в систему добавлен новый справочник),

• Подразделение,

• Направление деятельности.

Также реализована возможность выбора дополнительной аналитики:

• "Заказ в магазине" – автоматически подставляет магазин, в котором сделан заказ.

• "Заказ на ремонт" – аналитика для Сервисного центра.

• Автоматизировано заполнение цен на товары в заказе; при заполнении цены используется алгоритм, учитывающий несколько видов цен.

Разработан дополнительный функционал – масштаб цены, позволяющий устанавливать цену товара за разное кол-во (1, 100, 1000) независимо от складской упаковки.

Масштаб цены отображается во всех документах, содержащих информацию о товарах:

• Заказ клиента

• Реализация товаров

• Возврат товаров

• Корректировка

Также при формировании цены есть возможность применять скидку/акцию, если это предусмотрено.

В "Заказ клиента" добавлены поля с расчетом себестоимости товаров (складской, плановой закупочной) и с расчетом процента рентабельности.

Автоматизация кассовых мест розничных магазинов в 1С:ERP

В Северо-Западном федеральном округе работают 17 розничных магазинов компании "Вюрт Северо-Запад". В рамках проекта розничные продажи интегрированы в корпоративную систему.

Для этого в 1С:ERP настроены кассовые места. Выполнены доработки по эквайринговым операциям, печати чека, дополнительным реквизитам, приходно-кассовым ордерам.

Для оперативной работы с розничными покупателями в документе "Заказ клиента" реализована аналитика "Клиент за наличный расчет". Система автоматически определяет магазин, в котором сделан заказ, и номер кассы.

Интернет-магазин для корпоративных клиентов и интеграция с 1С:ERP

Для корпоративных клиентов компании "Вюрт Северо-Запад" разработан интернет-магазин на платформе "1С-Битрикс. Управление сайтом. Бизнес". Задача интернет-магазина – предоставить возможность юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям оформлять заказы онлайн.

Интернет-магазин интегрирован с корпоративной системой 1С:ERP. Настроен обмен товарами, остатками товаров по складам, ценами и скидками, контрагентами и контактными лицами, адресами доставки. В корпоративную систему выгружаются заказы и передаются их статусы.

Согласование "Заказа клиента"

"Заказ клиента" проходит процедуру согласования. Для этого в системе создан механизм, работающий по определенному набору чек-листов, применяемых в соответствии с регламентом. Ключевые критерии проверки – цена товара, процент рентабельности, условия работы с клиентом.

Согласование может проходить в один или в два этапа – с промежуточным статусом "Коммерческое предложение".

Частично или полностью проверки заказа могут быть пройдены автоматически. Если все проверки пройдены автоматически, документ получает статус "К выполнению". Для остальных проверок существуют три уровня согласования.

В результате прохождения всех проверок в документе проставляется дата итогового согласования, заказ получает статус "К выполнению". Если менеджеру потребовалось внести изменения в заказ, его статус меняется на "Черновик" и происходит повторная процедура согласования.

Доработана автоматическая установка действия в Заказе (Резервировать, Отгрузить) в зависимости от наличия на складе и очередности согласования.

Отгрузка

Для ускорения централизованного оформления отгрузок в системе 1С:ERP доработан функционал АРМа "Накладные к оформлению":

• АРМ отображает связанные с отгрузкой "Расходные ордера" и зону доставки товаров

• Автоматически подбирает "Распоряжение", на основании которого выполняется отгрузка

• Фиксирует ошибку и не проводит реализацию, если не все отгружаемые позиции в наличии на складе

• Печатает комплекты документов в соответствии с требованиями клиента

• Формирует и печатает документы на перемещение товаров из центрального склада в магазины сети

• Формирует "Поручение экспедитору" для оформления доставки товаров в Сервисный центр

Транспортная логистика

Доставка заказов выполняется через специализированные транспортные компании, каждая из которых отвечает за определенную зону доставки.

Для обеспечения оперативности процесса в 1С:ERP разработана подсистема, позволяющая автоматически формировать и рассылать подрядчикам документы на перевозку грузов, а также проверять готовность товаров к отгрузке:

• В системе организовано ведение реестра зон доставок.

• Автоматизировано заполнение маршрутов в документе "Задание на перевозку".

• Реализована проверка связанных документов в системе, распечатанных комплектов документов, факта погрузки товаров в машину. Обнаруженные ошибки система формирует в список и не позволяет закрыть документ "Задание на перевозку" до их исправления.

• После закрытия "Задания на перевозку" по специальной форме автоматически формируются письма в транспортную компанию, меняется статус в "Расходных ордерах" в 1С:ERP и 1С:WMS. "Заказ клиента" закрывается, процент отгрузки отображается в системе.  

• Реализовано автоматическое создание нового "Задания на перевозку" после закрытия документа.

Складская логистика

Все складские процессы компании "Вюрт Северо-Запад" автоматизированы с помощью специализированной системы "1С:WMS. Логистика. Управление складом".

Площадь склада 14 000 м2, в регулярном хранении 15 000 позиций. На складе организовано стеллажное хранение, количество паллето-мест – 5 000; среднее количество заказов на отгрузку в день – 300. Со склада организована транспортная логистика до конечного потребителя, в магазины сети и в другие регионы.

При выборе и внедрении системы учитывалась необходимость сохранить сложившиеся бизнес-процессы работы склада для того, чтобы сотрудникам не пришлось тратить много времени на обучение и привыкать к новым процессам на складе. В то же время обеспечить возможность развития системы под новые потребности компании. 

Проведена адаптация системы 1С:WMS по следующим задачам и участкам работы склада:

• Настроен оптимальный порядок обхода ячеек при размещении и отборе товаров (как целыми паллетами, там и штучно, из зоны комплектации)

• Стадии приемки и отгрузки

• Стратегии отбора по методу FEFO для товаров, учитываемых по срокам годности

• Рабочие потоки и правила выполнения складских операций

• Контроль сборки, упаковка;

Расширен функционал обмена данными между 1С:WMS и 1С:ERP: корректировка или отмена заказа на отгрузку синхронизируется с расходным ордером в 1С:ERP на каждой стадии процесса отбора-контроля-упаковки-помещения в рейс-отгрузки.

Также разработан отчет "Выработка сотрудников склада" для расчета заработной платы.

Запуск системы прошел без остановки работы склада.

Интеграция 1С:ERP и 1С:WMS Логистика. Управление складом

Для обеспечения оперативности сборки и отгрузки заказов реализована интеграция систем 1С:ERP и 1С:WMS Логистика. Управление складом.

На товары, готовые к отгрузке, в системе 1С:ERP автоматически формируется "Расходный ордер" и отправляется в систему 1С:WMS. На основании "Расходного ордера" в 1С:WMS создается документ "Лист изъятия", а у "Расходного ордера" меняется статус в 1С:WMS и в 1С:ERP.

1С:WMS присылает в 1С:ERP номер грузового места, которое было использовано.

1С:ERP передает в 1С:WMS номер документа "Задание на перевозку", на основании которого в дальнейшем будет сформирован документ, содержащий полный список переданных в доставку товаров.

Сервисный центр

В 1С:ERP разработана подсистема "Сервисный центр", в которой учитываются все операции по гарантийному и платному ремонту оборудования: от возникновения потребности до завершения ремонта.

В подсистеме оформляется "Задание на ремонт". В случае необходимости отправки оборудования в компанию для выполнения ремонта, оформляются поручения экспедитору на отправку со склада и на изъятие. Оборудование упаковывается и помечается соответствующей этикеткой. В сервисном центре происходит приемка оборудования и его проверка. Далее, в случае если оборудование подлежит гарантийному ремонту, оформляется его замена.

Если оборудование подлежит платному ремонту, в системе создается "Заказ клиента на ремонт", который проходит процедуру согласования. При необходимости временной подмены ремонтируемого оборудования, оформляется поручение экспедитору на отправку подменного инструмента. Далее в системе списываются материалы и услуги по проведенному ремонту. Отремонтированное оборудование отправляется клиенту в маркированной упаковке и на фиксированном грузовом месте. Возврат подменного инструмента также фиксируется в подсистеме "Сервисный центр".

Казначейство

В компании "Вюрт Северо-Запад" большой поток входящей документации, содержащей информацию о совершенных платежах. Система 1С:ERP доработана в части разнесения банковских платежей и загрузок банковских выписок, что позволило ускорить процесс обработки банковских документов и реализовать автоматическое связывание платежей с отгрузками.

Алгоритм перенесен из исторической системы и адаптирован с учетом перехода в 1С:ERP:

• Изменены алгоритмы определения хозяйственных операций по ИНН и тексту назначения платежа для поступления безналичных денежных средств. При загрузке банковской выписки система анализирует текст назначения платежа по количеству символов. В зависимости от количества символов и первой цифры, которая определяет тип документа. Для этого в исходящих документах (реализациях, возвратах, накладных и т.п.) изменена нумерация. Система ищет объект расчета, анализируя задолженности по клиенту и связанные документы. Плательщик может оплачивать выставленный счет, а в назначении платежа указывать номер реализации – оплата будет связана с задолженностью по реализации.

• Для закрытия взаиморасчетов по клиентам как по покупателям разработан АРМ "Поиск объектов расчетов". В АРМе отображаются все поступления, по которым не определены объекты расчетов. Разработанный АРМ позволяет выполнять поиск по полной или усеченной длине номера, указанного в назначении платежа, а также по первому символу.

• В АРМ добавлена закладка, содержащая все документы, которые система нашла в ходе выполнения обработки.

Значительная часть расчетов в "Вюрт Северо-Запад" проходит по эквайрингу. В системе 1С:ERP реализована возможность учета комиссии по эквайринговым операциям в соответствии с требованиями компании – в разрезе подразделений:

• Внедренная система анализирует банковский xml-файл, который содержит реквизиты по эквайринговым операциям, определяет сумму комиссии и автоматически соотносит эквайринговую операцию с документом "Реализация".

• Документ "Реализация" позволяет видеть доходы и расходы в разрезе подразделений, включая комиссии по оплатам и возвратам, которые вынесены в табличную часть.

Интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот 8 КОРП

Система "1С:Документооборот" автоматизирует две основные функции:

• Работа с договорами

• Ведение электронного архива документов

1С:Документооборот интегрирован с 1С:ERP в части:

• Передачи договоров

• Передачи информации о статусе возврата документов – получены ли подписанные документы от клиента

Интеграция 1С:ERP и 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП

Расчет заработной платы и кадровый учет автоматизирован в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП. Настроен обмен данными с 1С:ERP по ФОТ и налогам c ФОТ котловым методом.

Результаты проекта:

• Переход на платформу "1С" выполнен в сжатые сроки, в автоматизированной системе запущены ключевые бизнес-процессы компании, что обеспечило её бесперебойную работу. 

• В системе 1С:ERP полностью отражен процесс продажи – от поступления заказа до отгрузки товара.

• Реализован удобный механизм согласования заказов – внедренная система обеспечивает выполнение всех необходимых проверок.

• Создан прозрачный механизм расчета комиссионных для менеджеров;

• Максимально автоматизирована работа с отгрузочными документами – формирование всех комплектов документов происходит в один клик.

• Обеспечено автоматическое формирование и рассылка в транспортные компании документов на перевозку товаров, а также проверка готовности товаров к отгрузке.

• Ускорен процесс обработки банковских документов, реализовано автоматическое связывание платежей с отгрузками.

• Повысилась оперативность и качество отражения складских операций в системе, сократилось количество ошибок;

• Оперативный обмен данными между 1С:WMS и корпоративной информационной системой 1С:ERP обеспечивает взаимосвязь работы подразделений в ключевом бизнес-процессе компании;

• Внедренный автоматизированный комплекс позволяет компании поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов, предоставляя им широкий ассортимент товаров в необходимом объеме и с соблюдением сроков поставки.